Марфа и работа, которую лучше не делать
Когда бизнес растёт, вместе с ним растёт и отчётность. Появляются новые точки продаж, сотрудники, новые позиции, клиентская база. Руководителю и владельцу нужно понимать что происходит: сколько было заявок, договоров, проданных товаров/услуг. И начинается отдельная работа по сбору и сведению данных в отчет.
Я люблю такие задачи. Создать и настроить работу сложного файла в Excel, собрать данные из десятка источников, продумать доступ, победить проблемы совместного редактирования. В этом есть профессиональный азарт. Но однажды увидел нерациональность происходящего и задался вопросом.
А зачем вообще это делать?
В Евангелии есть история сестер Марфы и Марии. В их селение заглянул Иисус. И вот мы читаем как Марфа занята приготовление обеда для команды странствующего проповедника. А Мария сидит рядом с Иисусом и только слушает Его учение. Марфа возмущается, что сестра ей не помогает. Но Иисус отвечает, что Мария «избрала благую часть», а обед может и подождать.
Прежде чем стараться выполнить работу лучше, полезно спросить, насколько она вообще нужна.
Похожая мысль заложена в китайской стратагеме «вынуть хворост из-под котла». Если вода кипит, можно бесконечно подливать холодную. А можно убавить огонь.
В ТРИЗ (теории решения изобретательских задач) такое решение называется «методом свёртывания»: можно убрать элемент системы, переложив его функции на другие элементы.
Я несколько раз сталкивался с этим, в том числе в банке много лет назад. Офисы ежедневно вручную заполняли отчёты. Потом кто-то собирал эти файлы и сводил их в одну таблицу вручную. За этим процессом нужно постоянно следить, чтобы он работал как нужно. Если делать общий файл для внесения данных, то могут возникать сетевые конфликты; нужны шаблоны и инструкции для сотрудников.
Но ведь данные уже есть в автоматизированной банковской системе (АБС)! Счёт открыт, данные есть в системе. Карта выпущена, данные есть. Значит, можно получать информацию оттуда, где она уже есть.
После одной доработки собирать отчет по кусочкам будет не нужно! Не нужно будет напоминать, решать вопросы с ошибками и сведением таблиц.
Полезный вопрос:
Что нужно сделать, чтобы не делать эту работу?
Отчётность важна. Но бессмысленная рутина выматывает и демотивирует сотрудников. Гораздо лучше, когда данные собираются в отчет как бы сами по себе, а у людей остаются силы на творческие задачи, которые мотивируют и развивают дело.
Нам стоит учиться выбирать «благую часть», беря пример с евангельской истории. В бизнесе эта часть другая, но смысл такой же. Среди бесконечной деловой суеты важно не потерять из виду главное.
Источник: Telegram-канал «Всё поправимо»
Оригинал публикации · Перейти в канал